4 Toezicht en medezeggenschap

Wij hebben de taken onderverdeeld in drie commissies, die onderwerpen voorbereiden voor de behandeling in de voltallige raad: de Auditcommissie, de Commissie Onderwijs, Cultuur en Identiteit en de Remuneratie- en Benoemingscommissie. In het verslagjaar kwamen we vijf keer bijeen in een reguliere vergadering met het College van Bestuur. Middels drie strategische rapportages, waarmee het CvB aan de RvT verantwoording aflegt, houden we toezicht op de doelen van de organisatie, evenals op het doelmatig besteden van de middelen. We hebben goedkeuring gegeven aan het jaarverslag en de jaarrekening 2021. Daarnaast kwamen in de reguliere vergaderingen o.a. de volgende zaken aan de orde:

• Geïntegreerd Jaardocument 2021 (bestuursverslag, kwantitatief verslag en jaarrekening)
• Managementletter 2021 en accountantsverslag 2021
• Kaderbrief 2023
• Aankoop Eeltjebaasweg voor de Maritieme opleidingen in Sneek
• Visie op burgerschap
• Evaluatie practoraat brede vorming
• Statuten nieuwe stichting per 1 januari 2023
• Samenstelling Raad van Toezicht en College van Bestuur per 1 januari 2023
• Reglement Raad van Toezicht per 1 januari 2023
• Klokkenluidersregeling per 1 januari 2023
• Procedure aanbesteding accountant
• Naam van de nieuwe school

Besloten is dat de nieuw in te stellen Raad van Toezicht het Jaarplan 2023 en de begroting 2023, inclusief de meerjarenbegroting t/m 2025 goedkeurt. 

Ook ontvingen we een melding van een vermeende misstand. Na intern onderzoek hebben we geconcludeerd dat er van een misstand geen sprake was en/of is. De melder is daarvan op de hoogte gesteld.

Er hebben drie extra vergaderingen plaatsgevonden over de rapportages van de fusiewerkgroepen, de notitie ‘Ons ROC’ (waarin de kenmerken van de nieuwe fusieorganisatie zijn beschreven), de intentieverklaring tot fusie en de Fusie Effectrapportage. Daarnaast werd in eigen kring een evaluatievergadering gehouden. In de evaluatievergadering is het eigen functioneren geëvalueerd aan de hand van bijlage 7 van het reglement Raad van Toezicht en de van het College van Bestuur ontvangen schriftelijke input. Ook het teamwiel en de teamanalyse zijn daarbij meegenomen. Bijlage 7 bevat vier hoofdthema’s: samenspel RvT en CvB, teameffect en samenwerking RvT, beoordeling individueel lid en voorzitter RvT. Zowel de RvT als het CvB hebben de stellingen per hoofdthema van een score voorzien. De thema’s zijn aan de hand van deze scores besproken. We hebben geconcludeerd dat het samenspel tussen RvT en CvB open, transparant en constructief is. Verder zijn we tevreden over de presentie, ieders inbreng en bijdrage en de rol van de voorzitter en de onafhankelijk secretaris. De agenda, stukken, reglementen e.d. zijn altijd goed op orde en de vergadering verlopen gestructureerd. 

In de evaluatievergadering zijn tevens de jaargesprekken met het CvB voorbereid. Omdat er in het kader van het nieuw te benoemen College van Bestuur per 1 januari 2023 gesprekken met de CvB-leden zijn gevoerd, is ter voorbereiding op de jaargesprekken geen 360 graden feedback uitgevoerd.Verder is vanuit de werkgeversrol de arbeidsovereenkomst van Alice Muller als lid van het College van Bestuur van ROC Friese Poort - welke van rechtswege eindigde per 1 maart 2022 – per die datum en onder dezelfde voorwaarden verlengd.

De studiedag stond in het teken van ‘De Friese paradox’ van het Fries Sociaal Planbureau (FSP). Geld maakt gelukkig, maar minder geld maakt Friezen niet per definitie ongelukkig, blijkt uit dit onderzoek van het FSP. Integendeel zelfs. Ingrid van der Vegte, directeur van het FSP nam ons mee in de uitkomsten van dit onderzoek. Er zijn ontzettend veel studies naar welvaart, sociaal economische klasse, opleiding, gezondheid en welzijn die altijd een verband laten zien tussen de mate van welvaart en het geluksgevoel van mensen. Het verband is niet altijd rechtstreeks, maar het is er onmiskenbaar. Fryslân scoort consequent laag als het gaat om zaken die het sociaal economisch status bepalen zoals inkomen en opleiding. Op basis van voorgaand onderzoek en de heersende logica zou Fryslân daarom ook laag moeten scoren op welzijnsindicatoren als ervaren geluk, gezondheid en het doen van vrijwilligerswerk. Maar dit blijkt in Fryslân niet het geval. Ondanks de lage scores op economische indicatoren scoort Fryslân hoog op tal van welzijnsindicatoren. 

De studiedag krijgt in 2023 naar verwachting een vervolg in een strategische samenwerking tussen FSP en de nieuwe gefuseerde organisatie. Deze samenwerking is gericht op monitoring en onderzoek en beoogd onder meer inzicht te krijgen in het welzijn van de eigen studentenpopulatie en de bijdrage van het onderwijs aan de brede welvaart van Fryslân (en Noord Flevoland) ten behoeve van toekomstige beleidskeuzes.

Een goede informatievoorziening is voor ons van wezenlijk belang. Daarbij moet er altijd goede een balans zijn tussen betrokkenheid en afstand. Regulier ontvangen we als schriftelijke informatie: rapportages van tevredenheidsonderzoeken, besluitenlijsten College van Bestuur, verslagen van de Ondernemingsraad, de Studentenraad en het overleg met de vakbonden, benchmarks, inclusief een analyse, inspectierapporten, VSV-cijfers, analyse van de keuzegids mbo en een knipselkrant met actuele artikelen uit vakbladen en kranten. Ook voeren we tweemaal per jaar overleg met delegaties van de Ondernemingsraad en Studentenraad. In deze gesprekken stond de beoogde fusie met het Friesland College centraal. Daarnaast brengen we twee keer per jaar een werkbezoek aan een vestiging. Dit jaar bezochten we in het voorjaar de locatie Urk. De vestigingsdirecteur presenteerde het ‘Innovatieplan Emmeloord/Urk op de kaart’ en we namen kennis van de ontwikkelingen m.b.t. de Maritieme Campus en de Regiodeal. Niet alleen mondeling; we brachten ook een bezoek aan tijdelijke en de beoogde locatie van het nieuwe trainingscentrum, waarbij we onderweg ook kennis namen van de het nieuwe binnendijkse bedrijventerrein en de beoogde buitendijkse servicehaven. Na de rondrit werd in het netten boeten lokaal met studenten gesproken over het leren in tijden van en na corona. We namen kennis van de impact die corona op onze studenten heeft en de wijze waarop docenten en andere medewerkers daarvoor aandacht hebben en erop inspelen.

In het najaar werd een bezoek gebracht aan de vestiging Sneek. Tijdens dit bezoek werden we – naast de actuele ontwikkelingen in de vestiging - geïnformeerd over het project rekenen. Daarnaast werden we geïnformeerd over de toekenning van de RIF-aanvraag ‘hospitality’ en over de ontwikkelingen in de maritieme sector, waarbij de verbinding met de regio een belangrijk aspect is. Voor de Maritieme opleiding in Sneek, keurde de Raad van Toezicht later in het jaar de aankoop van een pand goed, dat gelegen is op het industrieterrein waar vele watersportbedrijven gehuisvest zijn. 

Tevens hebben we deelgenomen aan de verlengde pilot Jaargesprek College van Bestuur, Raad van Toezicht en de Onderwijsinspectie. Doel is na te gaan of een dergelijk gesprek verrijkend werkt en bijdraagt aan de dialoog tussen genoemde gremia. De onderwerpen burgerschap en VSV waren onderwerp van gesprek. De Raad van Toezicht heeft het gesprek als positief ervaren.Bovenstaande activiteiten leiden ertoe dat we als RvT breder geïnformeerd zijn en kennis hebben van de ontwikkelingen in de organisatie. Deze informatie benutten we bij het reflecteren op stukken die aan ons worden voorgelegd.

De Raad van Toezicht wordt gevormd door zeven leden. T.g.v. zijn benoeming als wethouder van de gemeente Smallingerland met o.a. onderwijs in portefeuille, hebben we per 1 september 2022 afscheid genomen van RvT-lid Pieter van der Zwan. Met het oog op de fusie is besloten de hierdoor ontstane vacature niet in te vullen. Karlijn Kwint is per 1 september 2022 herbenoemd voor een periode van vier jaar. De Remuneratie- en Benoemingscommissie heeft voorafgaand aan deze herbenoeming een evaluatiegesprek met Karlijn gevoerd.  Een compleet overzicht van de samenstelling van de RvT, de relevante nevenfuncties en de benoemingstermijnen is opgenomen in bijlage 4. In 2022 is de vergoeding voor de leden op basis van de eerder gemaakte afspraken bevroren op 11,25% van de bezoldiging van de bestuurder voor de voorzitter en 7,5 % voor de leden. Vastgesteld is dat per 1 januari 2022 klasse G van toepassing is. De bezoldiging is ruim lager dan de toegestane maxima van op grond van de Wet Normering Topinkomens (resp. 15% en 10%). De ondersteuning van de Raad van Toezicht werd verzorgd door de bestuurssecretaris.

De taken en werkwijze voor de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement voor de RvT. Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 3.1.3. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van ROC Friese Poort. ROC Friese Poort is – met uitzondering van de met het oog op de bestuurlijke fusie met het Friesland College per 1 januari 2023 verlengde benoemingstermijn van twee RvT-leden – in 2022 niet afgeweken van de Code Goed Bestuur in het MBO.

Vorig jaar sloten we ons bericht af met de conclusie dat we door een fusie met het Friesland College nog beter in staat zijn krachtig beroepsonderwijs te realiseren voor de regio Friesland en Noordelijk Flevoland en daardoor nog beter kunnen inspelen op de behoeften en ontwikkelingen van de regio en het werkveld en op de steeds heterogenere studentenpopulatie. We spraken de hoop uit dat we er in 2022 in zouden slagen toe te werken naar de bestuurlijke fusie per 1 januari 2023 om van daaruit gezamenlijk de schouders te zetten onder een krachtig mbo voor Friesland en Noordelijk Flevoland! En dat is gelukt. De bestuurlijke fusie is per 1 januari 2023 een feit en per die datum houdt de Stichting voor Christelijk Beroepsonderwijs en Educatie in Friesland en Flevoland op te bestaan.

We kijken met grote waardering en in dankbaarheid terug op de afgelopen 29 jaar, waarin ROC Friese Poort is gemaakt tot wat we zijn. Een school met een stevig fundament, gestructureerd, eigenzinnig, vernieuwend en betrokken. Een school die de laatste jaren aanzien heeft verworven om zijn innovatiekracht, slagvaardigheid en verbinding met de regio. En ook de eerste mbo-school in Nederland met in de visie - naast een gedegen vakopleiding - expliciete aandacht voor de bredere persoonsvorming van studenten. Dank aan allen die daaraan hebben bijgedragen!

Deze verworvenheden nemen we mee naar de nieuwe school; Firda is de school die we samen vormgeven. Een school die houvast biedt voor de toekomst, een onderwijsgemeenschap die aansluit bij dat wat onze studenten en onze regio’s nodig hebben.

Als u wilt reageren, dan is uw reactie van harte welkom op: rvt@rocfriesepoort.nl

Leeuwarden, april 2023
Namens de Raad van Toezicht,
Ger Jaarsma, voorzitter

In het verslagjaar is zeven keer vergaderd met het College van Bestuur. De voorgenomen fusie met het Friesland College is tijdens deze vergaderingen een belangrijk gesprekspunt geweest. In januari heeft een vergadering met het College van Bestuur plaatsgevonden over de uitkomst van het vervolgonderzoek t.a.v. de fusie en de op basis daarvan aan de studentenraad voorgelegde adviesaanvraag intentieverklaring tot fusie. De Studentenraad heeft unaniem positief geadviseerd, waarbij er aandacht is gevraagd voor de Christelijke identiteit. Voor de zomervakantie is vervolgens de Fusie Effect Rapportage ter instemming voorgelegd. Daarover heeft de studentenraad uitvoerig met het College van Bestuur gesproken. De studentenraad heeft ingestemd met de FER, waarbij aandacht is gevraagd voor keuzevrijheid t.a.v. het onderwijsconcept en de identiteit.

In de vergaderingen is verder veel aandacht besteed aan de gevolgen van corona. De coronacrisis heeft een groot effect gehad op jongeren o.a. t.g.v. de sociale beperkingen. Naast het mentaal welbevinden was er ook aandacht voor studie-achterstanden. Ook is de uitwerking van het sectorplan corona besproken. Een greep uit de onderwerpen die verder ter besluitvorming zijn voorgelegd zijn: de begroting, scholing van de studentenraad, het jaarverslag 2021, de onderwijs- en praktijkovereenkomst, het examenreglement, het jaarrooster/de vakantieregeling 2023/2024, de numerus fixus, de praktijkovereenkomst 2022-2023 en het studentenstatuut. Verder is onder meer gesproken over de resultaten van de JOB-monitor, de veiligheid op school, de inrichting en het convenant van de tijdelijke Studentenraad (TSR), de bekendheid van de vertrouwenspersonen, de samenvoegen van de Bouwopleidingen te Leeuwarden, de kantineprijzen, de levering van schoolboeken en stagediscriminatie. Er was steeds sprake van een open en transparant overleg. Aandachtspunten die vanuit de studentenraad werden aangedragen, zijn door het College van Bestuur opgepakt.

Naast het overleg met het College van Bestuur heeft een delegatie van de Studentenraad ook tweemaal overleg gevoerd met een delegatie van de Ondernemingsraad en tweemaal met een delegatie van de Raad van Toezicht. De voorjaars overleggen met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad stonden in het teken van de mogelijke samenwerking/fusie met het Friesland College. In het najaar is in beide overleggen ook gesproken over de beoogde fusie met het Friesland College en over de invoering van menstruatie uitgiftepunten. Met de Ondernemingsraad is, naast deze onderwerpen, ook gesproken over niet gebruikte boeken op de boekenlijsten en de overige schoolkosten. Met de Raad van Toezicht is de stand van zaken ten aanzien van corona nog besproken.Op 30 november 2022 is in een gezamenlijke online vergadering van de Ondernemingsraad en de Studentenraad de kaderbrief 2023 besproken en op basis daarvan is ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting 2023.

De studentenraad heeft in het voorjaar deelgenomen aan een rondetafelgesprek met de inspectie. Dat gesprek ging over medezeggenschap en over het samenspel tussen studentenraden en besturen, raden van toezicht en ondernemingsraden in het mbo.

Verder hebben ter voorbereiding op de fusie een aantal gezamenlijke bijeenkomsten met de studentenraad van het Friesland College plaatsgevonden. Naast kennismaking en teambuilding is gesproken over het inrichten van een Tijdelijke Studentenraad.

Namens de Studentenraad

In het kader van een eventuele fusie, is het afgelopen schooljaar veel contact geweest met de collega’s examinering van het Friesland College. Tijdens deze overleggen ging het vooral over kennismaken en elkaar informeren over de wederzijdse examenorganisaties en de werkwijze en processen op gebied van examinering. Er is gezamenlijk een advies uitgebracht over het vormgeven van een examenorganisatie in de gefuseerde organisatie. Tevens is een start gemaakt met het vergelijken van de handboeken examinering en er is een proces beschreven hoe te komen tot een gezamenlijk examenorganisatie. 

Digitalisering is al geruime tijd aandachtspunt binnen de examinering. Enerzijds digitalisering van examenprocessen zoals het aanvragen van vrijstellingen en aangepaste examinering en digitale dossiervorming, anderzijds digitalisering van de afname en beoordeling van examens. Dit laatste onderdeel is een punt van zorg, omdat de domeinen door examenleveranciers gedwongen worden mee te gaan in deze ontwikkelingen, terwijl de interne systemen hier niet altijd op voorbereid zijn. Het is veel ad hoc en laatste moment werk en vraagt veel flexibiliteit van betrokken medewerkers. Voor wat betreft digitalisering van ROC Friese Poort brede projecten zoals hierboven genoemd, is besloten deze aan te houden tot er meer duidelijkheid is over de fusie. Als dit doorgaat, wordt een en ander gezamenlijk opgepakt.

De voorbereidingen voor de nieuwe rekenexamens zijn dit schooljaar gestart. Betrokkenen hebben scholing gevolgd en de systemen zijn getest en klaargemaakt voor het werken met Remindo. Los van de onzekerheid of studenten klaar zijn voor de verplichting met betrekking tot het rekenresultaat, zijn er zorgen over het systeem en de werkwijze hiervan. We zijn voor een groot deel afhankelijk van de Coöperatie examens MBO en het tempo waarin zij ontwikkelen. 

Net als voorgaande jaren is in het handboek examinering vastgelegd dat examens worden ingekocht bij erkende examenleveranciers. De procedure voor het vaststellen van examens verloopt in dat geval via valideringsroute 1. In uitzonderlijke gevallen kan een domein, met instemming van het College van Bestuur en de examencommissie, afwijken van de afspraak over inkoop. Het domein bepaalt gezamenlijk welke examens ingezet worden en legt de examens voor aan de vaststeladviescommissie. De vaststeladviescommissie kijkt bij inkoop met name naar het interne vaststellingsproces van de leverancier en adviseert de betreffende examencommissie over het vertrouwen in de kwaliteit van de vast te stellen examens. De examencommissie stelt uiteindelijk vast. Wanneer er sprake is van eigen constructie, worden alle examens inhoudelijk beoordeeld alsmede het constructieproces. De vaststeladviescommissies vragen bij de teams evaluatiegegevens op over de examens en baseert mede hierop haar advies over kwaliteit van de examens. Dit laatste is een proces wat nog niet gestroomlijnd verloopt en aandacht behoeft het komende schooljaar.

Het afgelopen schooljaar zijn examencommissies van de vestigingen Emmeloord en Leeuwarden gestart met pilots omtrent proportioneel toezicht. Er is een aantal criteria benoemd, gericht op examinering, waarop een team beoordeeld wordt. Aan de hand van deze criteria wordt de zwaarte van het toezicht bepaald. Op basis van de evaluaties van deze pilots wordt gekeken of deze werkwijze ook voor de andere examencommissies zinvol is.

Een van de aandachtspunten voor het komende schooljaar, vloeit voort uit het nieuwe waarderingskader, waarin teams uitgedaagd worden om na te denken over een visie op examinering in aansluiting op hun visie op onderwijs. Daarnaast moeten kwaliteitscriteria vastgelegd worden, waar de examencommissie vervolgens een check op doet. Dit vraagt van teams om hun examinering opnieuw tegen het licht te houden. Waarom doen we de dingen die we doen en welke principiële keuzes liggen daaraan ten grondslag. Dit vraagt om een andere manier van kijken naar en nadenken over examinering. 

Naast deze uitdaging zal de fusie veel van teams en examencommissies vragen. Daarnaast zal, zoals hierboven reeds genoemd, gekeken worden of en zo ja op welke wijze het proportioneel uitgebreid kan worden naar de andere vestigingen. 

Terugkerend aandachtspunt is de onafhankelijkheid bij de beoordeling van de taalexamens. Samen met het platform onderwijs wordt gekeken op welke wijze teams hier invulling aan kunnen geven, zodat de onafhankelijkheid geborgd is. Tot slot wordt de afname van keuzedeel examens strakker gemonitord door de examencommissies, omdat het gevoel bestaat dat er veel verschil zit in kwaliteit van deze examens. Op basis van deze monitoring wordt bepaald of strakkere regie noodzakelijk is.

De voorgenomen fusie met het Friesland College zal het komende schooljaar veel tijd en aandacht vragen van alle betrokkenen. Het is van belang de basiskwaliteit in deze hectiek te waarborgen en tegelijkertijd na te denken over hoe we de kwaliteit van examinering gaan borgen in de transitie naar één ROC.

Namens de examenraad
Mirjam Kuipers, voorzitter