3 Financiën en continuïteit

In 2022 waren extra middelen beschikbaar als gevolg van de corona envelop (NPO) en de verhoging van het macrobudget in verband met niveau 2 studenten. De begrote extra formatie met betrekking tot NPO is volledig ingezet in 2022 met als resultaat dat er extra begeleiding aan studenten kon worden gegeven en onderwijsachterstanden vrijwel zijn ingelopen. Een aantal initiatieven die met NPO-gelden zijn uitgevoerd zijn zo succesvol gebleken dat we deze willen voortzetten in de nieuwe werkagenda voor 2024-2027, zoals extra aandacht voor studentenwelzijn. De extra middelen voor niveau 2 zijn slechts gedeeltelijk omgezet in extra formatie omdat deze pas in de loop van het jaar bekend werden (voorjaarsnota). Deze inzet schuift door naar 2023 en wordt behalve voor niveau 2 studenten ook ingezet voor de flexibilsering van het onderwijs en NT2.

Het jaar 2022 is positief afgesloten met een resultaat van € 3,1 mln. t.o.v. een nihil begroting. Door de afname van het aantal studenten (gewogen 5%) in schooljaar 2022-2023 is de onderwijsformatie naar beneden bijgesteld en is de reguliere formatie lager uitgekomen dan begroot. Er waren incidentele meevallers zoals de uitkering van LOB-gelden, de OCW stroppenpot en een bate bij de verkoop van een onderwijspand in Drachten. De uitkering stroppenpot bedroeg € 0,6 mln., waarbij het ministerie OCW € 10 mln. beschikbaar had en eenzijdig bepaalt hoe deze wordt uitgekeerd. 

In 2022 hebben we veel tijd en energie gestoken in het voorbereiden van de fusie met het Friesland College. Kosten zijn gemaakt voor de externe begeleiding en voor het vervangen van medewerkers die hebben deelgenomen aan de diverse projectgroepen. Dit betreft een bedrag van € 1,1 mln. waarvan € 0,5 mln. was begroot.

De rijksbijdragen zijn € 3,8 mln. hoger uitgekomen dan begroot. Het overgrote deel hiervan betreft de loon- en prijscompensatie, hier staan hogere loonkosten tegenover. Bij de overige baten is een boekwinst van € 0,6 mln. opgenomen als gevolg van de verkoop van een pand aan de gemeente.

In 2022 zijn de liquide middelen toegenomen als gevolg van het positieve resultaat. De kasstroom is tevens positief beïnvloed door een laag niveau aan investeringen. De omvang van de liquide middelen steeg in 2022 met € 4,6 mln. naar € 43,3 mln. Hierdoor nam de ratio liquiditeit toe van 2,1 in 2021 naar 2,2 in 2022.

Wij staan er financieel zeer gezond voor. De solvabiliteit ligt met 72% ver boven het gemiddelde van de MBO sector en ruim boven de ondergrens van 30% die de onderwijsinspectie hanteert. Ondanks deze hoge solvabiliteit is er geen sprake van bovenmatige reserves (zie de continuïteitsparagraaf). Een groot deel van het eigen vermogen wordt aangewend voor de financiering van huisvesting.

In onderstaande tabel staat de meerjarenraming voor ROC Friese Poort. In deze meerjarenraming is  rekening gehouden met eenmalige fusie kosten voor het deel dat betrekking heeft op ROC Friese Poort.

Het aantal studenten is in het schooljaar 2022-2023 met 4,5% afgenomen t.o.v. het schooljaar daarvoor. De daling zit volledig bij de BOL-opleidingen en is in lijn met de landelijke trend. Er is sprake van een verhoogde uitstroom van studenten als gevolg van de sterke arbeidsmarkt en omdat er tijdens corona juist meer studenten doorstudeerden. Voor de komende jaren verwachten we een gemiddelde afname van 2% in de BOL in lijn met de demografische ontwikkelingen.

In 2022 en 2023 is er sprake van een stijging van het aantal medewerkers vanwege de inzet van de extra NPO-middelen.  De gehele uitbreiding van deze formatie is op basis van tijdelijke contracten. Dit zien we terug in de stijging van het aandeel tijdelijke contracten van 15% in 2020 naar 23% in 2022. Deze extra inzet in verband met NPO loopt door tot halverwege 2023 (schooljaar 2022-2023). De niveau 2 middelen zijn in 2022 niet ingezet, maar zullen naar verwachting in 2023 worden ingezet bij contracten die doorlopen maar waarbij NPO-middelen wegvallen.

Voor de huisvesting van het onderwijs is in 2021 het strategisch huisvestingsplan 2020-2030 geactualiseerd. Dit huisvestingsplan staat in het teken van enkele grote nieuwbouw- en installatieprojecten in Leeuwarden, Drachten en op Urk. Dit programma betreft een investering van circa € 30 mln. plus een verhoging van de huurlast als gevolg van de nieuwe locatie Cambuurstadion (Leeuwarden). De significante (> € 1,0 mln.) voorgenomen investeringen zijn:

• De sloop en nieuwbouw van gebouw D in Drachten in 2024, inclusief aanpassing buitenterrein € 21,4 mln.
• Sloop van een deel van het oude schoolgebouw Wilaarderburen in Leeuwarden in 2024 en herinrichting van het bestaande gebouw en terrein in totaal € 2,2 mln.
• Het verbeteren van de klimaatbeheersing Wilaarderburen in Leeuwarden in 2024 € 4,1 mln.
• Bouw van een maritiem trainingscentrum op in 2023 Urk € 1,9 mln.

Voor alle plannen is een financiële doorrekening op lange termijn gemaakt. De effecten hiervan zijn opgenomen in de meerjarenraming. Daarbij is er sprake van een mate van onzekerheid doordat de bouwkosten de afgelopen periode sterk zijn toegenomen. Door de lange ontwikkeltijd van grote projecten kan er een aanzienlijk verschil zitten tussen de kostenraming bij de business case en de offertes bij het aanbesteden van een project. Bijgaande projecten zijn gebaseerd op het prijspeil van medio 2022.

Het is onze ambitie om in 2030 een 100% energie neutrale organisatie te zijn. Naast het terugbrengen van de reisbewegingen van onze medewerkers om CO2 uitstoot te beperken sturen we bij nieuw- en verbouw van schoolgebouwen op maximaal reduceren en vervolgens op compenseren.

De solvabiliteit blijft de komende jaren stabiel. De investeringen in huisvesting worden betaald uit de liquide middelen waardoor de verhouding eigen vermogen ten opzichte van het balanstotaal niet significant wijzigt. Door de investeringen zal de liquiditeit dalen van 2,2 in 2022 naar 1,3 in 2026 waarna deze stabiliseert. Hiermee blijft de liquiditeit boven de norm van 1,0 waar ROC Friese Poort op stuurt. Binnen het eigen vermogen loopt de bestemmingsreserve NPO af in 2023. Er is sprake van beperkte afname in huisvestingsreserve als gevolg van investeringen in gebouwen. Als gevolg van de extra fusiekosten daalt in 2023 de algemene reserve. Vanaf 2024 blijft deze stabiel. 

Per 1 januari 2023 zijn ROC Friese Poort en Friesland College bestuurlijk gefuseerd tot Firda. De continuïteitsparagraaf in het bestuursverslag van zowel ROC Friese Poort als Friesland College zijn geschreven vanuit het gezichtspunt dat op 31-12-2022 de twee scholen nog niet gefuseerd zijn. Derhalve wordt In deze paragraaf de opgetelde meerjarenraming van de twee scholen toegelicht. De verwachte financiële effecten van de fusie die daarin nog niet zijn opgenomen, worden tekstueel toegelicht.

Ons Treasurystatuut voldoet aan de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 voor onderwijs en onderzoek’. Ons beleid is gericht op het waarborgen van de financiële continuïteit, het minimaliseren van de rentekosten en optimaliseren van de rentebaten. In 2022 zijn geen nieuwe leningen en/of derivaten afgesloten. Ultimo 2022 staat een lening uit van € 0,2 mln. Begin 2023 heeft Firda een geactualiseerd treasurystatuut vastgesteld wat in lijn is met het vorige treasurystatuut van zowel ROC Friese Poort en Friesland College.

Sinds 2020 maakt ROC Friese Poort gebruik van schatkistbankieren. Hierdoor is negatieve rente op onze liquide middelen voorkomen en kunnen we, indien gewenst, de komende jaren tegen gunstige condities leningen aantrekken. Dit zal de komende jaren gecontinueerd worden. Vanaf het 4^e kwartaal 2022 wordt weer rente vergoed op bankrekeningen die lopen via schatkistbankieren. De ontvangen rente over dit 4^e kwartaal bedroeg € 0,2 mln. Ultimo 2022 waren geen bedragen vastgezet op deposito.

Er wordt jaarlijks een kasstroomprognose opgesteld voor meerdere jaren. Gedurende het jaar wordt deze prognose periodiek beoordeeld en geactualiseerd. Op lange termijn verwachten we additionele investeringen als gevolg van ons strategisch huisvestingsplan. De huidige liquiditeit is ruim voldoende om deze investeringen de komende jaren met eigen middelen te financieren.

We kennen een planning & control cyclus voor het bewaken van onze doelstellingen en de bedrijfsvoering. Externe controle vindt plaats door de Onderwijsinspectie en door een externe accountant. Intern sturen we aan de hand van de jaarlijkse kaderbrief en de prestatiekaart met de belangrijkste prestatie-indicatoren. In een 4-maandelijkse monitoringcyclus wordt de voortgang gevolgd en wordt eventueel bijgestuurd. Om de kwaliteit van het onderwijs te borgen worden intern, maar ook met behulp van zogenaamde peer reviews, audits uitgevoerd door de auditoren van de dienst onderwijs en kwaliteit. De beheersing van de bedrijfsvoering is ook geborgd in de 4-maandelijkse monitoringscyclus.

De internal audit functie voor de bedrijfsvoering toetst, anders dan de hierboven genoemde kwaliteit van het onderwijs, de kwaliteit van de interne beheersmaatregelen. Op grond van een risico-inventarisatie, die jaarlijks plaatsvindt, worden de prioriteiten en activiteiten bepaald en in het audit jaarplan vastgelegd. In 2022 is internal audit nauw betrokken geweest bij het in kaart brengen van de risico’s die te maken hebben met het fusieproces. Tegenover de risico’s werden de beheersmaatregelen in kaart gebracht en deze zijn gezamenlijk in de FER (fusie effect rapportage) opgenomen. Daarnaast is de kwaliteit van het proces van aanmelden tot en met een definitieve inschrijving onderzocht, waarbij ook de juistheid van de aantallen studenten gedurende het proces is beoordeeld. Acties uit eerdere audits, maar ook die uit de Management Letter, worden opgevolgd en regelmatig wordt de internal audit geraadpleegd als adviseur of sparring partner. In 2022 is eveneens een standaard opzet gemaakt m.b.t. autorisatieprofielen en functiescheiding. In 2023 is eveneens gestart met het maken van de inrichting van de autorisatieprofielen met als doel om systeemtechnische functiescheiding te bewerktstelligen. Daarnaast staan o.a. audits gepland voor inkoop- en contractmanagement alsmede continuïteitsmanagement en zal, net als in 2022, een controle op de bekostiging plaatsvinden.

De Auditcommissie heeft in 2022 de kaderbrief 2023, de meerjarenbegroting 2023 - 2026 en de jaarrekeningen 2021 van ROC Friese Poort en Bedrijfsopleidingen en de managementletter en accountantsverslag 2021 besproken ter voorbereiding op de bespreking in de Raad van Toezicht. Daarnaast is als gevolg van de fusie de geconsolideerde begroting van ROC Friese Poort en Friesland College voor 2023 besproken inclusief de risico’s die specifiek samenhangen met de fusie. De internal auditor is in de audit commissie geweest over zijn rol, de manier van werken en de belangrijkste risico’s van dit moment.  De audit commissie heeft deelgenomen aan de Europese aanbesteding van de nieuwe accountant van Firda. Met ingang van verslaggevingsjaar 2023 wordt Deloitte de accountant van Firda.

We hebben een convenant met de Belastingdienst, waarbij op basis van begrip, transparantie en vertrouwen wordt samengewerkt. Naast het regulier jaarlijkse overleg is met de Belastingdienst overleg gevoerd over de gevolgen van de fusie. De intentie is om het horizontaal toezicht te continueren. Om te voldoen aan de aangescherpte richting rondom horizontaal toezicht wordt gewerkt aan het aanscherpen van het het internal taks control framework.

Met de Belastingdienst is overeenstemming bereikt over de wijze van vaststellen van de aftrek btw begrepen in de gemengde kosten. Dit heeft geleid tot een correctie van de aangiftes van de afgelopen jaren. Deze is naar beneden bijgesteld met € 0,1 mln. Per 1 januari 2016 is de vennootschapsbelasting van toepassing voor het onderwijs. De stichting ROC Friese Poort voldoet aan de voorwaarden voor vrijstelling. Dit geldt niet voor ROC Friese Poort Bedrijfsopleidingen BV, die als zodanige rechtspersoon vpb-plichtig is.

Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarverslaglegging worden de risico’s voor ROC Friese Poort beoordeeld. Voor een deel van de operationele en financiële risico’s wordt een financiële buffer (algemene reserve) aangehouden. Deze is beschreven in de jaarrekening en heeft geleid tot een benodigde risicobuffer van € 7,1 mln. ultimo 2022.

In 2022 is een nieuwe risico-inventarisatie verricht. Op basis van een risicoscore is onderstaande lijst met risico’s samengesteld in volgorde van belang (kans op risico versus impact van het risico). Van elk risico is aangeven wat de belangrijkste beheersmaatregelen zijn. De risico’s zijn op grond van hun aard aangemerkt als strategisch, financieel, naleving van wet- en regelgeving en reputatie (imago) dan wel een combinatie daarvan. Specifiek voor de fusie is begin 2022 een risico beheersplan opgesteld dat periodiek wordt gemonitord en wordt besproken in het fusie programmateam en met het College van Bestuur.